Handleiding: Voicemail

Instructievideo

Soorten voicemailboxen

Persoonlijk

Elke gebruiker kan in principe beschikken over een eigen voicemailbox, mits deze gebruiker door het bedrijf is gemachtigd om een eigen voicemailbox te beheren. Deze voicemailbox kan beluisterd worden door te bellen naar 1233 of naar het eigen verkorte nummer. 

Om de voicemail instellingen van een gebruiker aan te passen, ga naar ‘’gebruikers’’ en klik achter de desbetreffende persoon op ‘’bewerk gebruiker’’ 

Het volgende scherm verschijnt:

Bedrijf

Er kunnen meerdere bedrijfsvoicemailboxen gemaakt worden, voor bijvoorbeeld verschillende nummers of tijden. Deze voicemailboxen kunnen vervolgens in het belplan worden opgenomen. Ook kunnen meerdere medewerkers per voicemailbox worden gemachtigd om de box te beheren en berichten te ontvangen. 

De binnen gekomen berichten zijn in de bedrijfsvoicemailbox te beluisteren, door te bellen naar 1233 gevolgd door het nummer van de voicemailbox (bijvoorbeeld laatste 4 nummers van het telefoonnummer) 

Een bedrijfsvoicemailbox aanmaken

Om de bedrijfsvoicemailboxen te beheren, ga in de telefooncentrale van Telador naar ‘’Belplannen’’ en vervolgens naar ‘’Voicemailboxen’’. Hier staan de voicemailboxen die al reeds bestaan. Om een nieuwe voicemailbox aan te maken, klik rechts bovenin op ‘’Toevoegen’’. 

VOICEMAILBOX INSTELLINGEN: Geef de voicemailbox allereerst een naam. Deze naam verschijnt in de belroute en in het e-mailbericht waarmee de voicemailberichten worden ontvangen. 

Vul een pincode in. Deze code is nodig om de voicemailbox te kunnen beluisteren.

Vul hier het mailbox identificatie nummer in. Gebruikelijk zijn de laatste 4 cijfers van het telefoonnummer. Om de voicemailbox te beluisteren, bel naar 1233 gevolgd door dit nummer.

Vul een pincode in. Deze code is nodig om de voicemailbox te kunnen beluisteren.

Geef hier aan na hoeveel dagen de voicemailberichten verwijderd moeten worden. De berichten die ook per mail zijn verstuurd, blijven bestaan. 

Selecteer een welkomstboodschap. Voor meer informatie zie het volgende hoofdstuk. 

PERMISSIES TOEWIJZEN: Hier wordt aangegeven welke medewerkers voor de voicemailbox zijn gemachtigd. Klik op + om de medewerker aan de lijst toe te voegen. 

Belangrijk

Om een bedrijfsvoicemail te versturen naar een algemeen emailadres (dus niet van een medewerker) voeg dan een nieuwe gebruiker toe, zonder deze aan een toestel te koppelen. Vervolgens deze voicemail-medewerkers dan machtigen om berichten te ontvangen. De overige gemachtigde medewerkers kunnen dan wel de voicemail beluisteren. 

Voicemail welkomstboodschap instellen

De standaard Nederlandse begroeting kan ook worden veranderd in een gepersonaliseerde tekst. Dit kan online op het Telador Platform, of door te bellen naar de voicemailbox en een andere tekst in te spreken. In beide gevallen is wel een machtiging nodig om de voicemailbox te beheren. 6 

Om online de voicemailwelkomstboodschap aan te passen, moet allereerst een mp3 welkomstboodschap klaar gezet worden op de computer. Erg gemakkelijk is een boodschap in te spreken door naar de eigen voicemail te bellen. Bovendien kan naar de instellingen van de voicemailbox worden gegaan, om hier welkomstboodschappen uit de bibliotheek te raadplegen [1], uploaden [2] en afspelen [3] 

Als op het icoon ‘uploaden’ wordt geklikt, verschijnt het volgende scherm: 

Speel hier verschillende geluidsbestanden af of downloaden naar de computer.

Om een nieuwe welkomstboodschap te uploaden naar de bibliotheek, klik op de blauwe button. Om deze boodschap vervolgens te activeren, selecteer deze (bestand kleurt blauw) en klik vervolgens op de groene button 

Om telefonisch de welkomstboodschap aan te passen, bel naar 1233 + voicemailboxnummer. Kies vervolgens in het voicemailmenu optie 7 Welkomstboodschap inspreken, volg de instructies. 

Bedrijfsvoicemailberichten beluisteren

Email

Er zijn verschillende manieren waarop de bedrijfsvoicemailberichten kunnen worden beluisterd. Indien er een machtiging is om de bedrijfsvoicemail via de e-mail te ontvangen, kan het bericht hier beluisterd worden. Het geluidsbestand staat in als bijlage in de e-mail. 

Daarnaast kunnen de voicemailberichten beluisterd worden in het Voipweb.nl platform. Gemachtigde medewerkers kunnen de berichten in hun eigen userpanel terugvinden. 

Via het dashboard

Op het dashboard van het userpanel is een overzicht te vinden van de (verschillende) voicemailboxen. Hier is te zien hoeveel berichten de medewerker heeft ontvangen en hoeveel daarvan gelezen en ongelezen zijn. Wanneer op ‘’Show more’’ wordt geklikt, komt men in de desbetreffende voicemailbox terecht. 

Telefonisch

De voicemailberichten zijnook telefonisch te beluisteren (en te verwijderen). Bel hiervoor naar 1233 gevolgd door het identificatienummer van de voicemailbox en toets vervolgens de pincode in. Hierna zijn de volgende acties mogelijk. 

  • Toets 1 – luister het volgende bericht
  • Toets 2 – luister het vorige bericht
  • Toets 5 – luister het bericht nogmaals
  • Toets * – instructies

Of: 

  • Toets * 1 – luister het volgende bericht
  • Toets * 2 – luister het vorige bericht
  • Toets * 3 – markeer het bericht als ongelezen
  • Toets * 4 – verwijder het bericht
  • Toets * 5 – luister het bericht nogmaals
  • Toets * 6 – bel terug
  • Toets * 7 – spreek een welkomstboodschap in
  • Toets * – instructies over mogelijkheden voicemail